Hoe regel je als startende webshop je logistieke fulfilment? Veel webshops lopen tegen dezelfde afwegingen en uitdagingen aan. Daarom: 10 tips voor een succesvolle aanpak.
1. Houd je assortiment beperkt
Een fout die veel startende webshops maken, is dat ze een te breed productassortiment willen bieden. Maar klanten verwachten helemaal niet dat ze álles bij jou kunnen kopen. Met een te breed assortiment maak je het voor jezelf onnodig duur en complex. Dat begint al met een hogere inkoop en het kapitaal dat je daarin vastlegt. Ook heb je te maken met hoge administratie- en opslagkosten, omdat elk item doorgaans in een eigen grijp vak ligt. Een handige vuistregel: zorg dat de ratio ‘orders per maand/aantal items’ niet lager dan 1 is. Met 1000 SKU’s (Stock Keeping Units) en 100 orders per maand kom je op een ratio van 0,1. Dat is lastig winstgevend te krijgen. Andersom is veel beter: met 100 SKU’s 1000 orders per maand genereren.
2. Zorg voor structuur
Zorg dat alle SKU’s een eigen artikelcode en het liefst een eigen barcode hebben. Het maakt daarbij niet uit of je de logistiek zelf doet of deze uitbesteedt aan een fulfilmentpartij. Ook als je zelf een klein magazijn hebt, is het handig om elke SKU op een eigen, genummerde locatie te leggen. Zo voorkom je fouten en bespaar je tijd. Zorg ook dat in je webshop bij elk artikel de unieke artikelcode vermeld staat.
3. Denk vooruit
Als je vooruitdenkt, voorkom je logistieke problemen en onnodige kosten. Zet je leverancier niet standaard artikelcodes op de producten? Overweeg dan om dit alsnog te laten doen. Dat kost in eerste instantie misschien extra, maar bespaart later juist kosten in het logistieke proces (bijvoorbeeld inslagkosten en kosten voor het herstellen van fouten). Ook is het slim om bij de keuze voor een webshopplatform te bekijken of er een goed cms (contentmanagementsysteem) aan de achterkant zit, met fatsoenlijke logistieke mogelijkheden en voorraadfuncties. Bij Magento is dit bijvoorbeeld het geval.
4. Overweeg je opties
Fulfilment uitbesteden is zeker niet altijd de beste optie. Als je een heel specifiek proces hebt, kun je de logistiek beter zelf blijven doen. Denk aan producten bedrukken of zelf produceren. En als je je logistiek al prima geregeld hebt, geldt hetzelfde. Maar in andere gevallen loont het de moeite om de mogelijkheden van uitbesteden eens te bekijken, want dat kan zowel qua proces als qua kosten heel aantrekkelijk zijn.
5. Kies het juiste moment
Als startende webshop is het niet altijd slim om je fulfilment meteen uit te besteden. Ga eerst live met een goed assortiment en genereer traffic en conversie. Zit je in een rustige aanloopperiode en krijg je nog maar weinig orders binnen, dan is het zonde om al hoge kosten te maken en de fulfilment tot in de perfectie te regelen. Doe het dus eerst zelf en ga over op uitbesteden als je enig volume hebt, bijvoorbeeld 100 orders per maand. Maar natuurlijk verschilt dit per situatie. Heb je veel budget, manpower en ambitie? Dan is uitbesteden vóór livegang zeker mogelijk!
6. Ga voor de juiste match
Als wat kleinere webshop wil en kun je waarschijnlijk niet terecht bij een grote fulfilmentpartij als docdata, de partner van bol. Bedenk wat voor jou belangrijk is. Doe je het liefst zaken met een partner die bij je om de hoek zit, of maakt de locatie niet uit? Ga je voor de allergoedkoopste partij of kies je liever een partner die investeert in IT en procesoptimalisatie? Neem daarbij ook je ambities voor de toekomst in ogenschouw. Kortom, kies voor een partner die nu en in de toekomst het best bij jouw webshop past.
7. Maak een eerlijke afweging
Als je offertes opvraagt bij fulfilmentpartijen, weeg die dan eerlijk af tegen de kosten om het zelf te blijven doen. Sommige webshopeigenaren zeggen: ‘Als ik het zelf doe, is het gratis’. Maar vergeet niet dat je eigen tijd ook geld kost, zeker als je je webshop serieus neemt en niet als een uit de hand gelopen hobby ziet.
8. Vergelijk offertes goed
Vaak staan offertes van fulfilmentpartijen bol van vaktermen als inslag, handling, SKU’s, grijpvak, projectmanagement en NMG-toeslag. Dat kan het lastig maken om ze goed met elkaar te vergelijken. Probeer de offertes dan toe te rekenen naar een totaalbedrag per maand, bijvoorbeeld bij een ordervolume van 200 orders en 1000 orders. Neem ook verzendkosten en kosten voor verzendmaterialen mee. Verwacht je (binnenkort) een snelle expansie te realiseren, betrek dan ook de verzendkosten naar België en Duitsland in je berekening.
9. Kijk verder dan prijs alleen
Uiteraard is een tariefvergelijking handig, maar het is minstens zo belangrijk om te bekijken wat je voor dat tarief krijgt. Wat is de kwaliteit van de dienstverlening? Breng een bezoek aan een paar partijen en kijk goed hoe de producten erbij liggen en hoe de processen georganiseerd zijn.
Maak van tevoren een checklist met vragen als:
- Liggen productitems in aparte grijpvakken of wordt er tijdens het picken nog gezocht?
- Tot hoe laat worden binnenkomende orders nog verwerkt?
- Wat was het foutenpercentage van afgelopen 3 maanden?
- Hoe wordt omgegaan met retouren?
- Hoe en hoe vaak wordt de order voor verzending gecheckt?
- Is het administratieve proces goed geregeld?
10. Check of de ICT goed geregeld is
Zeker als je een groeiende webshop hebt, is het slim om alles vanaf het begin goed te regelen. Denk hierbij ook aan ICT-koppelingen. Enkele partijen (waaronder eWarehousing) hebben hun logistieke systeem rechtstreeks gekoppeld aan e-commerceplatform Magento. Dit heeft veel voordelen: orders worden snel verwerkt, er worden weinig fouten gemaakt en als verkoper krijg je veel inzicht in het proces. Een belangrijk aandachtspunt dus!
